10 enkle tip til, hvordan man præsenterer komplekse oplysninger

Finder du dig selv nødt til at præsentere masser af data til folk, der ikke har det samme niveau af viden eller ekspertise som du gør?

Præsentation af kompleks information kan være en betydelig udfordring for selv den mest erfarne programleder.

Uanset emnet deler alle præsentanter det fælles mål at sikre, at de holder deres publikum interesseret og engageret. Enestående præsentanter sigter mod meget mere; de ønsker, at deres publikum skal føle sig knyttet til dem og deres budskab. De ønsker, at deres lyttere skal huske deres nøglebudskab og derefter handle efter den.

Angelika Dimoka, direktør for Center for Neural Decision Making ved Temple University fortæller os, at når folk når overbelastning af information: ”De begynder at lave dumme fejl og dårlige valg, fordi hjerneområdet, der er ansvarlig for smart beslutningstagning, i det væsentlige har forladt lokalerne.”

Det er alt sammen godt og godt, men når du får til opgave at dele komplekse oplysninger, er det ikke så let at holde det enkelt for de fleste fagfolk

Mange års erfaring og coaching har lært os, at det dog kan være langt enklere, end du tror.

Her er 10 enkle tip til, hvordan du kan bevare dit publikum opmærksomhed, når du præsenterer mere udfordrende information:

1.Være en rejseguide

En god rejseguide vil:

- Lad dig aldrig gå tabt

- Sørg for, at du kan høre dem bagpå

- Få fakta til live

- Fortæl dig historier

- Sørg for at hygge dig

Hvis du leverer din præsentation, som om du var en rejseguide, vil du sørge for, at dit publikum følger dig hvert skridt på vejen og aldrig bliver tilbage med at prøve at ordne ting ud af sig selv.

2. Vis dem, hvad de skal se på

Ret dit publikum opmærksomhed på, hvor du vil have dem til at fokusere. Hvis du vil have deres øjne på dig, skal du trykke på 'B' -tasten på skødet og blank ud af skærmen.

Hvis du vil have dem til at fokusere på noget specifikt på skærmen skal du nå op og røre ved det.

Du beder om problemer og gøre dit publikum en stor bjørnetjeneste, hvis du har for meget information op på skærmen. Sørg for, at du kun viser, hvad du vil have dem til at være opmærksomme på og huske. Hvis du vil have dem til at se på det, skal du gøre den stor og fed; lad det ikke være begravet i et væld af tal.

3. Husk de 3 små grise, de 3 blinde mus, de 3 musketerer?

Folk husker tingene i "3'erne". Vi har gjort det, siden vi var små børn, og det gør vi stadig i dag, så uanset hvad du prøver at sige, hold det til 3 point eller mindre.

Det fungerede for Steve Jobs, da han introducerede iPad 2 i 2011 som "tyndere, lettere og hurtigere."

4. Mal et billede, det er 'værd tusind ord'

Brug omhyggeligt valgte og overbevisende billeder til at stimulere visuel læring, hold publikums opmærksomhed og tilføj indflydelse til dine ord. Der er en grund til, at det gamle ordsprog har stået tidens prøve, det er fordi det er så sandt.

Hvis du ser et ton numre eller tekst på en skærm og ser et kraftfuldt billede med et stort fedt nummer på det, hvilket tror du, du vil huske?

Brug dem, men gør det med omhu, kreativt og magtfuldt.

5. Sp. Hvordan spiser du en elefant?

A: 'Ét bid ad gangen'. Med andre ord, ikke overvælde dem.

Når det kommer til præsentation, er mindre altid mere, både hvad angår hvad du siger og hvad du viser.

Afslør en idé eller koncept ad gangen; ikke stram alt på et objektglas.

6. Fortæl dem historien

Fortæl dem historien bag dataene, hvorfor de betyder noget, og hvilken relevans de har for dem.

Det er virkelig vanskeligt at dechiffrere lange lister med data, mens du lytter til en højttaler, så træk nøgledataene ud og hold dem enkle og fed. Du behøver virkelig ikke at vise dem alt, bare hvad de har brug for at se.

Data uden en historie er uden tvivl kedelige!

7. Du er præsentationen: ikke dine lysbilleder

PowerPoint-slides blev designet til at være andet end visuelle hjælpemidler.

Foretag ikke den fejl, som mange præsentanter stadig gør i dag, og lad deres visuals blive deres budskab i stedet for sig selv.

Brugt opmærksomt kan visuelle hjælpemidler være ekstremt værdifulde, hvis du altid husker deres formål. De blev oprettet i første omgang for at hjælpe dig med at støtte din besked, indånde lidt liv i det og forbedre den indflydelse, din besked har på dit publikum.

Hvis din projektor eller laptop stoppede med at arbejde, eller du efterlod alle dine noter i toget, skal du stadig være i stand til at tale, når du står til stede. Spørgsmålet er, hvad vil du sige?

Det er din præsentation, ikke dine lysbilleder.

8. Spørg en 12-årig

En af de mange ting, jeg elsker ved vores forretning, er, at enhver branche, vi arbejder med, ser ud til at have sit eget leksikon. Medmindre dit publikum er ekstremt fortrolig med dine brancher, mister sprog jargon.

Hvis du er i tvivl, så spørg bare en 12-årig.

Hvis de får det, så vil også dit publikum gøre det.

9. Hold det ryddig

Med andre ord declutter dine lysbilleder:

- Brug så få numre som muligt

- Hold dig til et punkt pr. Dias

- Opdel data på flere dias

Mange fagfolk har fået at vide, at det er forkert at have for mange lysbilleder, og at du skal bruge så få som muligt. Det er grunden til, at de få dias, de har, er alt for travlt.

Du kan bruge så mange dias, som du vil, forudsat at de hver især tjener et klart, relevant og magtfuldt formål og ikke bare er der som en del af dit script.

10. Tænk Billboard

Vi ser ofte komplekse data ledsaget af kedelige titler som 'salgsydelse' eller 'kvartalsopdatering'.

Sådanne titler efterfølges derefter af en flod af numre, hvilket betyder, at publikum ikke har en anelse om, hvor de skal begynde at kigge.

Hjælp dem.

På samme måde som du kun har et par sekunder til at læse et billboard, når du kører for at få budskabet, skal dine lysbilleder gøre det samme.

'Produkt X overgået med 28%'

'Hvordan vi nåede dette kvartals mål'

Komplekse oplysninger og data, der præsenteres på den forkerte måde, er som langsomt at kvæle dit publikum. Nogle gange er informationen virkelig kompliceret, fordi det bare er emnets art, og andre gange er det programmets måde at prøve at imponere deres publikum på.

Uanset hvad vil de ikke takke dig for at få dem til at arbejde for hårdt, og de vil glemme det meste af det, du sagde, i det øjeblik de går ud af døren. Det er hver præsenters job at formidle kompleks information på en måde, der er kort, meningsfuld og engagerende.

Ved, hvad der driver dit publikum, gør det personligt for dem, og vigtigst af alt fokuser på at imponere dem ved at gøre en forskel og ikke blende dem med data.

Hvis denne artikel har inspireret dig til at lære lidt mere om, hvor effektive dine præsentationsevner er, kan du måske tage et kig på vores sider om præsentationstræning og præsentationsteaming for at se, hvordan vi muligvis kan hjælpe dig. Du finder også en masse virkelig nyttige 'gratis' information i vores Learning Center.

Billede: Med tilladelse fra istockphoto.com