Sådan redder du dit team fra at møde elendighed

Det er almindeligt at høre folk sige, at møder er et "spild af tid", men dette er en overkorrektion.

Møder er ikke i sig selv dårlige.

Dårlige møder er dårlige. Gode ​​møder er gode.

Dårlige møder er elendige. Du kan slå skiven ned på mødeelev, hvis du giver disse tre ting til mødeinventer.

(Det er klart, men) spørg først "kræver det virkelig et møde?"

Der er mange kommunikationsformer tilgængelige. Vandkøler chatter for at e-maile til IM til møder og så videre. Et møde er ikke altid den rigtige tilstand at bruge. Møder har tendens til at være det overlegne valg, når alle har brug for at høre de samme oplysninger på en gang, eller når du vil minimere frem og tilbage, eller tage en beslutning som en gruppe.

1. Giv dem information ...

Skriv en GAP-dagsorden og send i forvejen ...

GAP står for mål, dagsorden og forberedelse.

GAP-dagsordenen er strålende af to grunde. Ja, det kommunikerer tydeligt til de deltagende, men har merværdien af ​​at tvinge mødeværten til også at være klar foran tiden. (Jeg stødte på denne idé via den smarte Coach.me-bande ledet af Tony Stubblebine. De har endda skrevet en bog om det hele nu kaldet Meeting Mastery (coauthors Alicia Liu Terrie Schweitzer)).

G er for mål

Hvad er målet, at hvis mødet nås, har det været en succes? (Bonuspoint for S.M.A.R.T. mål naturligvis.)

A er til dagsordenen

Hvis du vil bede folk om deres tid, hvad beder du så dem om at bruge det på? Fortæl dem med en dagsorden. (Bonuspoint til notering af ejere og tidsblokke, hvis relevant). Du kan derefter bruge dagsordenen til at timekasse mødet.

Personligt foretrækker jeg at være ikke super stiv i forhold til dagsordenen (nogle tangenter er værdifulde). Jeg har dog fundet en masse værdi i at være super stiv med altid at skabe en dagsorden.

P er til forberedelse

Hvilken forberedelse vil gøre mødet vellykket? Skal de allerede have gennemgået noget, når de deltager i mødet? Skal de have indsamlet oplysninger fra nogen i eller uden for virksomheden? Fortæl folk, hvad der forventes at blive gjort på forhånd.

2. Giv dem advarsel ...

Få møder på kalendere i forvejen ...

Respekter menneskers arbejde og tid. Giv dem advarsel, når du vil have deres tid ved at lægge tingene i deres kalender.

Undgå om nødvendigt uplanlagte (og dermed uventede) møder i sidste øjeblik, hvis det er muligt med “beslutningstagere”. (Timeboks det til mødet tæt. Overvej endda, om det kan holdes stående, der har tendens til at fremskynde tingene).

Prøv at afholde møder tidligt eller sent på datoen. Dette gør det muligt for “producenterne” stadig at få adgang til store nok bidder til at få et reelt arbejde.

Dette klassiske indlæg af Paul Graham opsummerede begrundelsen for at beskytte skabernes tid godt -

”Der er to typer tidsplan, som jeg vil kalde managerens plan og producentens plan. ... Mest magtfulde mennesker er på managerens plan. Det er kommandoplanen. Men der er en anden måde at bruge tid på, der er almindelig blandt mennesker, der laver ting, som programmerere og forfattere. De foretrækker generelt at bruge tid i enheder på mindst en halv dag. Du kan ikke skrive eller programmere godt i enheder på en time. Det er næppe tid til at komme i gang.
Når du arbejder på producentens plan, er møder en katastrofe. Et enkelt møde kan sprænge en hel eftermiddag ved at dele det i to stykker, der er for små til at gøre noget hårdt i ”.

Husk dette, når du inviterer dine "producenter" til møder.

3. Giv dem frihed ...

Brug det valgfri flag med omtanke ...

Overvej nøje, om hver deltager er "påkrævet" eller "valgfri". Giv folk frihed til at vælge, om de skal være der ved at markere dem som valgfri.

Yderligere læsning

Mødestyring